Wie gestalte ich ein digitales Home Office? Die KRALLMANN AG hilft Ihnen!

So gelingt die Zusammenarbeit im Home Office

Das Coronavirus stellt aktuell unsere Gesellschaft in Deutschland auf den Kopf. Veranstaltungen werden abgesagt, Schulen geschlossen und Lieferungen verzögern sich. Firmen stehen oft vor der Frage: dürfen die Mitarbeiter morgen noch ins Büro kommen? Doch auch Meetings und Geschäftsreisen fallen aus, es drohen oft Umsatzeinbußen. Umso wichtiger werden flexible Arbeitsmodelle in Remote.  Nicht erst seit Covid-19 erfreut sich das Home Office steigender Beliebtheit. So stieg der Anteil der deutschen Unternehmen, die (teilweise) Arbeit im Home Office erlauben, von 22% im Jahr 2014 auf 39% im Jahr 2018 (Bitkom). Doch im europäischen Vergleich ist der Anteil derer, die normalerweise im Home Office arbeiten, mit 5% nur Mittelmaß. Hier schneiden die Niederlande (14%) und Österreich (10%) deutlich besser ab. Während Mitarbeiter sich vielerorts flexible Arbeitszeitmodelle und Remote-Tätigkeiten wünschen, stellen diese die Unternehmen vor Herausforderungen - insbesondere für die IT. Dabei gibt es mittlerweile für fast jede Branche und jeden Prozess ein webbasiertes Tool, und auch an mobilem Equipment scheitert die Umsetzung des Home Office in der Regel nicht.

Doch wie gelingt der Umzug ins Home Office?

1. Mobile Devices

Offensichtlich sollten die Geräte, die im Home Office zum Einsatz kommen, mobil sein (mobile devices). Idealerweise haben Mitarbeiter Laptops mit einer Workstation am Arbeitsplatz. So können Sie den Laptop aus dem Büro mit ins Home Office nehmen. Wichtig zuhause sind zudem ein Monitor, Tastatur und Maus sowie ein Headset für die Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Besonders Unternehmen mit stationären Desktop PCs stehen hier bereits vor einer großen Investition. Doch der Umstieg auf Laptops (und andere mobile devices) hat zahlreiche Vorteile:

• Unternehmensdaten bleiben auf einem Gerät, dessen Eigentümer das Unternehmen ist. So wird vermieden, dass Mitarbeiter sensible Daten auf eigenen Geräten bearbeiten.

• Mitarbeiter können im Home Office, aber auch auf Dienstreisen, zuverlässig arbeiten.

• Arbeitsplätze im Büro können flexibler gestaltet werden.

Wichtig bei der Umsetzung ist die Auswahl zuverlässiger Hardware. Auch eine Standardisierung bis zu einem gewissen Grad ist sinnvoll. So empfehlen wir, nicht zu viele verschiedene Hersteller und Modelle zu verwenden, um einerseits den Support und das Setup zu vereinfachen, andererseits die Zuverlässigkeit sicherzustellen. Die KRALLMANN AG kann sie bei der Mobile Device Strategie unterstützen. Hier werden zunächst Use Cases ermittelt (ein Mitarbeiter der Personalabteilung hat einen anderen Bedarf an Rechenleistung als ein Softwareentwickler) und anschließend  eine Auswahl an Geräten getroffen. Das Setup der Geräte kann durch Standard-Services der großen Cloud-Anbieter wesentlich vereinfacht werden. Auch hier stehen wir mit unserer Expertise zur Seite.

2. Dienste und Services

Nachdem eine Auswahl an Geräten getroffen wurde, stellt sich natürlich die Frage, wie diese zum Einsatz kommen können. Gerade in der aktuellen Krise soll dies natürlich möglichst schnell und reibungslos vonstattengehen. Die wichtigsten Kernpunkte hier sind die Erstellung von User Accounts mit ausreichenden Zugriffsrechten, die Installation von Software sowie das Onboarding der Mitarbeiter. Hier gibt es unter Windows den klassischen Weg über den System Center Configuration Manager (SCCM), der Funktionen wie Inventarisierung, Softwareverteilung, Fernwartung und Lizenzwartung übernimmt. Doch auch hier gibt es zahlreiche (kostengünstige) Alternativen. Kurzfristig müssen Mitarbeiter hier auf E-Mails und andere essenzielle Systeme zurückgreifen können. Längerfristig stellt sich die Frage, welche Dienste / Programme überhaupt auf den Geräten installiert werden sollen. Wir leben nun in einer Zeit webbasierter SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service). Je mehr dieser Lösungen (sicher) zum Einsatz kommen, desto weniger Ressourcen werden für klassische Deployment-Aufgaben ver(sch)wendet.

3. IT Security

Selbstverständlich können in Unternehmen nicht alle Prozesse mit SaaS-Lösungen abgedeckt werden. Ein wichtiger Bestandteil des Remote Office Setups ist daher oft eine VPN-Software, die den sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk ermöglicht. Hier gibt es einige Fallstricke im Bereich IT Security und Datenschutz, über die unsere Experten Sie gerne beraten.

4. Kosten

Zunächst sollten Sie sich einen Überblick über die Kosten der bestehenden IT-Infrastruktur verschaffen. Hierzu zählen Lohnkosten für die Wartung von on-premise Servern, Datenbanken und anderer Technologie, Mietkosten für Rechenzentren oder Serverräume, Kosten für Internetverbindungen, sowie sonstige IT-bezogene Kosten. Zusätzlich sollten Sie administrative Kosten berücksichtigen, die die IT-Abteilung betreffen. Sie werden feststellen: on-premise Lösungen sind teuer in der Anschaffung und im Betrieb. Für einen schnellen Umstieg auf Remote Office kommt eine Cloud Transformation natürlich nicht infrage. Kurzfristig reichen kleine Investitionen in die nötige Hardware und Software (s.o.). So können Mitarbeiter von Zuhause aus weiter produktiv arbeiten. Längerfristig ist eine Cloud Transformation aber sinnvoll, denn sie macht Ihre IT skalierbar, reduziert andere Kosten (Mietzins etc.), erlaubt automatische Updates und kommt ohne große Anfangsinvestitionen aus.  Die Experten der KRALLMANN AG unterstützen Sie bei der Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters.

5. Kommunikation

Die wichtigsten Tools werden Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich schon haben bzw. besitzen: Zugang zu E-Mails sowie ein Telefon. Doch die Zwangspause durch das Coronavirus zeigt vielen, dass dies nicht ausreichend ist. Wenn physische Meetings nicht mehr möglich sind, muss eine Alternative her. Ist Skype hier wirklich ausreichend? Ist das E-Mail-Wirrwarr zu groß? Slack, Trello, Asana, Github, Zoom, Teamweek - die Liste der möglichen Tools ist lang. Hier geht es um Tools zur Kommunikation, aber auch zum (Projekt-)management. Kurzfristig empfiehlt die KRALLMANN AG die Verwendung eines Kommunikationstools, da sonst die Postfächer überfüllt werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten Tools.

Cloud Transformation

Längerfristig kommt für die meisten Unternehmen bei der Umsetzung des Remote Office nur die Cloud Transformation in Frage. Hier kann bedarfsgesteuert auf einen Ressourcenpool für Rechenleistung, Speicherplatz und Dienste zugegriffen werden. Die typischen Schritte bei der Cloud Transformation sehen wie folgt aus:

• Evaluieren Sie Ihr aktuelles IT-Portfolio. Welche Dienste eignen sich für den Umzug in die (Public) Cloud? Wo kann auf SaaS-Anbieter zurückgegriffen werden?

• Wählen Sie Ihren Transformationsansatz. Hier ist es wichtig, alle Stakeholder einzubeziehen (Fachbereiche und IT, über Hierarchieebenen hinweg).

• Definieren Sie klare Ziele und messbare KPIs, idealerweise über verschiedene Zeiträume hinweg.

• Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter ausreichend weitergebildet werden. Ein Unternehmen (und die IT-Abteilung) auf agiles Cloud-Mindset zu bringen, erfordert viel Arbeit.

• Messen und verbessern - leben Sie die ständige Weiterentwicklung!

Wir haben 5 Leistungsbausteine für Sie entwickelt, die Ihnen die Möglichkeit bieten, ganz individuell unsere Leistungen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten in Anspruch zu nehmen:

• Schaffen der Entscheidungsgrundlage: Die Vermittlung der Möglichkeiten verbunden mit der Erarbeitung eines erstrebenswerten Ziels, bildet die Basis der Cloud Transformationen.

• Erstellung einer Roadmap: Unterschiedliche Kunden haben eine unterschiedliche Ausgangsbasis. Mit einer Status-Quo Analyse und der Abbildung der IT-Landschaft in einem Enterprise Architecture Management schaffen wir ein einheitliches Bild für die Erarbeitung der Roadmap.

• Auswahl des Cloud Providers: Bei diesem entscheidenden Punkt begleiten wir Sie gern. Das Wissen über die eigenen anzusetzenden Kriterien, die Auswahl des/der passenden Cloud Provider(s) und die Vertragsunterzeichnung bildet den Startschuss.

• Cloud Transformation einer Solution: Diese sich wiederholende Transformation für jedes ihrer IT-Systeme wird von unserem oder wahlweise Ihrem Projektmanagement begleitet. Dabei kommt es aber vor allem auf den Cloud-Readiness Check an. Mit diesem ermitteln wir die Migrationsstrategie und die Ziel-Architektur.

• Cloud-Check-Up: Sie sind bereits in der Cloud und möchten prüfen, ob Sie die Vorteile der Cloud auch optimal nutzen? Wir wollen, dass Sie die Cloud auch optimal nutzen. Daher verschaffen wir uns den notwendigen Überblick und weisen Ihnen die Handlungsfelder zur Verbesserung auf.