So hilft RPA während (und nach) der Coronakrise

Seit fast zwei Monaten legt das neue Coronavirus das Leben in Deutschland und der ganzen Welt lahm. Millionen von Arbeitnehmern in Deutschland sind plötzlich ins Home Office umgezogen. Auch wenn es nun (endlich) zu ersten Lockerungen kommt, sind die wirtschaftlichen Auswirkungen enorm. Viele können den veränderten Rahmenbedingungen jedoch auch Positives abgewinnen, wie z.B. Produktivitätszuwächse im Home Office oder die Vermeidung überflüssiger Meetings. Gleichzeitig kommt es in Zeiten des Home Office häufiger zu technischen Problemen - und oft muss man noch immer bei Videokonferenzen auf Teilnehmer warten, die Probleme mit dem Login, Ton oder Video haben. Wie können Unternehmen sich erfolgreich für die Zukunft des Home Office rüsten?

 

Die Dringlichkeit ist gegeben

Die Lockdowns und Einschränkungen des öffentlichen Lebens gaben den Unternehmen Rückenwind, die entsprechend aktiv neue Technologien einsetzen und als Vorreiter des Home Office gelten. Doch diese neue Realität hat gleichzeitig Home Office resistente Unternehmen dazu gezwungen, sich genauer mit dem Thema auseinanderzusetzen. Hier lautete die Schlussfolgerung in der Regel “wer sich nicht anpasst, der verschwindet”.

Um das Beste aus der neuen Normalität zu machen, analysieren vorausschauende Unternehmen neueste innovative Technologien zur digitalen Transformation. Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht eine schnelle und einfache Automatisierung zeitintensiver Routineprozesse. RPA wird unter anderem im Gesundheitsbereich intensiv genutzt, um das Corona-Testverfahren zu automatisieren. Es ergeben sich jedoch weitere spannende Use Cases, die in jedem Unternehmen zur Anwendung kommen können. So kann mithilfe von RPA die Produktivität im Home Office gesteigert werden, ohne wertvolle Zeit und IT Ressourcen zu verschwenden. Doch wie genau kann dies geschehen?

RPA im Home Office - 6 Use Cases

1. Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen

RPA Bots können ohne hohen Coding-Aufwand und ohne APIs verschiedene Plattformen und Applikationen integrieren. Dadurch können geschäftskritische Daten reibungslos innerhalb der Abteilungen übertragen werden. So können Sie sicherstellen, dass die Home Office Mitarbeiter jederzeit die Informationen zur Verfügung haben, die sie benötigen.

In zahlreichen Unternehmen gibt es noch isolierte CRM-Systeme, die im Vertrieb zum Einsatz kommen, und Abrechnungssysteme, die im Rechnungswesen genutzt werden. Die Mitarbeiter des Rechnungswesens müssen dann die Daten aus dem CRM-System händisch in das Abrechnungssystem einpflegen. Dies gestaltet sich schwierig, wenn beispielsweise der Zugriff auf das Abrechnungssystem im Home Office nicht möglich ist, während es sich bei dem CRM-System um eine SaaS-Lösung in der Cloud handelt. Der RPA Bot kann in diesem Fall dabei helfen, die Daten automatisch aus dem CRM-System in das Abrechnungssystem zu übertragen. Möchte der Vertriebler die Umsätze seiner Top 5 Kunden im aktuellen Quartal analysieren, hat er dazu im Büro einen Excel-Report vom Rechnungswesen angefordert. Mithilfe von RPA kann er diesen Auftrag an den Bot schicken, der ihm dann umgehend seinen Report zukommen lässt. Die Bots befinden sich vor Ort im Unternehmensnetzwerk und greifen auf bestehende Systeme zu. So kann die IT Security gewährleistet werden, da kein Zugriff von außen auf interne Systeme erfolgt. Die Datenströme aus dem Unternehmen an die Home Office Mitarbeiter sind klar geregelt, sodass Sicherheitslücken nicht aufkommen können.

2. Setup von Workstations zuhause

Hier kann RPA neue Hardware registrieren, den VPN-Zugang aufsetzen und den neuen User mit seiner Hardware verknüpfen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil in Hinblick auf die IT Security. Mit RPA können Sie sicherstellen, dass der Zugang zum Unternehmensnetzwerk sicher ist.

Im Onboarding neuer Mitarbeiter kommen RPA Bots häufig bereits zum Einsatz, um E-Mail-Accounts zu erstellen, Durchwahlen zu vergeben, Accounts in verschiedenen Systemen zu einzurichten und den Mitarbeitern ihre Welcome Packages und Logindaten zu senden. Viele Unternehmen waren auf das Zwangs-Home Office durch Corona nicht vorbereitet, es mangelt sowohl an Hardware als auch an Infrastruktur. Doch selbst wenn die Hardware kurzfristig angeschafft wird und VPN grundsätzlich möglich ist, hat die IT-Abteilung, sowohl durch Home Office als auch durch das gestiegene Arbeitspensum, nicht die notwendigen Ressourcen, um Geräte für alle Mitarbeiter einzurichten. Unsere RPA Bots können die neuen Laptops automatisch registrieren und mit den Benutzern verknüpfen, VPN und andere nötige Software herunterladen sowie konfigurieren und im Nachhinein durch Monitoring sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu allen notwendigen Applikationen haben.

Abbildung 1: Remote Onboarding Prozess

Die Visualisierung dieses Use Cases ist in Abbildung 1 dargestellt. Auf dieser Basis erfolgt die Umsetzung mit einem RPA Tool wie UiPath.

3. Aufgabenverwaltung und -monitoring

Die Bots können dazu eingesetzt werden, den Fortschritt verschiedener Projekte zu messen, Teamevents zu verwalten und Kalendereinladungen zu verschicken, relevante Dateianhänge zu versenden oder andere Informationen innerhalb von Teams zu teilen. Die Zeiten, in denen Excel-Dateien manuell gepflegt wurden, sind damit endgültig vorbei. Der RPA bot greift dabei auf bestehende Projektmanagement Tools zu und wertet die Daten kontinuierlich aus. Sie können einstellen, wie häufig Sie den automatisch versendeten Lagebericht des Bots erhalten möchten.

Abbildung 2: Aufgabenverwaltung und -monitoring

Die Visualisierung dieses Use Cases ist in Abbildung 2 dargestellt. Auf dieser Basis erfolgt die Umsetzung mit einem RPA Tool wie UiPath.

4. Arbeitszeitmodelle

Hier kann RPA dazu eingesetzt werden, individuelle Arbeitszeitmodelle abzubilden und dann automatisch Erinnerungen an Mitarbeiter senden. Dies stellt Compliance sicher und kann außerdem dazu genutzt werden, Arbeitszeiten automatisch zu erfassen.

Im Home Office stehen selbstverständlich keine Geräte zum Einstempeln und Ausstempeln zur Verfügung. Auch wenn Ihr Unternehmen hier in der Vergangenheit (vereinzelt) mit Excel-basierten Listen gearbeitet hat, wird schnell klar: diese Sonderregelung ist nicht realisierbar, wenn plötzlich alle Mitarbeiter ihre Excel-Listen an die Personalabteilung schicken. Der RPA Bot kann auf die Excel-Dateien der Mitarbeiter zugreifen (bzw. diese schicken eine Mail an den Bot) und diese dann in ein zentrales System oder eine Datei für alle Mitarbeiter übertragen. Hierbei kann der Bot auch automatisch Abweichungen der Ist- und Sollarbeitszeit erkennen und bei Bedarf E-Mail-Erinnerungen an die betreffenden Mitarbeiter senden. So kann die Personalabteilung, die sich zurzeit vermehrt mit Krankschreibungen und grundsätzlichen Corona-Regelungen befassen muss, entlastet werden.

5. Sicherstellung der Verbindungsleistung

Oft scheitern Videokonferenzen an mangelnder Bandbreite im Home Office (oder weil es mal wieder einen Ausfall bei einem der großen deutschen DSL-Anbieter gibt). Unser RPA Bot kann kontinuierlich Ausfälle überwachen (mittels der Adresse Ihrer Mitarbeiter) und gleichzeitig die Ist- und Soll-Bandbreite der Internetverbindung kontrollieren. Bei großen Abweichungen können automatisch E-Mails an dem Provider gesendet werden. Außerdem kann der Arbeitgeber Upgrades der Verbindungsleistung empfehlen und die Mehrkosten übernehmen.

6. Virtuelle Kaffeepausen planen

Die Coronakrise ist nicht zuletzt auch eine soziale Krise, da das normale menschliche Miteinander durch zahlreiche Lockdown-Maßnahmen praktisch zum Erliegen gekommen ist. Gerade in Unternehmen sind Kaffee- oder Mittagspausen wichtig, um den Zusammenhalt der Mitarbeiter zu stärken und Vertrauen zu schaffen. Auch in Zeiten des Home Office sollten solche informellen Treffen digital stattfinden. Der RPA Bot kann, nachdem der Teamleiter die Teilnehmer und Dauer des Meetings ausgewählt hat, die Kalender der Teilnehmer abgleichen und einen Zeitslot finden, der für alle Teilnehmer passt. Der Bot setzt dann automatisch das Meeting auf (in einem Konferenztool Ihrer Wahl) und verschickt Einladungen an die Mitarbeiter.

Nächste Schritte

Wie Sie gesehen haben, gibt es zahlreiche spannende (und wertvolle) Use Cases für RPA. Diese helfen insbesondere in der aktuellen Situation, können aber auch langfristig Wettbewerbsvorteile sicherstellen. Aus praktischer Sicht stellt sich natürlich die Frage, wie ein solcher Use Case konkret umgesetzt werden kann. Die Auswahl an möglichen RPA-Tools ist riesig. Wir, die KRALLMANN AG, unterstützen Sie gesamtheitlich:

• wir begleiten Sie bei der Auswahl des geeigneten RPA-Tools
• wir wählen für Sie die geeigneten Prozesse mit dem Ziel aus, die Prozesskosten und -zeiten erheblich zu senken
• wir digitalisieren für Sie diese ausgewählten Prozesse mit dem ausgewählten Tool

 

Unsere Partner im Bereich Robotic Process Automation sind UiPath, Automation Anywhere und Process Gold. Basierend auf Ihren Geschäftsprozessen identifizieren wir die Anforderungen, die sich an die RPA Applikation ergeben, und bestimmen das für Sie passende Tool.

UiPath & Automation Anywhere bieten individuell einstellbare Plattformen für Ihren Automatisierungsbedarf in jedem Fachbereich. Die Lösungen unserer beiden Partner führen zudem zu schnellen Ergebnissen, bieten hohe Sicherheit und Skalierbarkeit. Dies ist ein klarer Vorteil bei der Einführung von RPA: der Bot nutzt bestehende Software und es muss kein neues System eingeführt werden. Stattdessen nutzt der digitale Mitarbeiter bestehende Software genau so, wie auch Ihre Mitarbeiter die Software nutzen. Durch ein eingebettetes, intelligentes OCR sowie Deep-Learning-Funktionen bieten sie einen reduzierten Wartungsaufwand. Mithilfe dieser Tools kann der Bot selbst kleine Änderungen an der Benutzeroberfläche, wie beispielsweise bei einem Softwareupdate, erkennen und ist dennoch in der Lage, die Applikation zu bedienen.

Unsere RPA Experten können Sie mit ihrem Knowhow und ihrer Erfahrung beraten und die passende Lösung finden.

Gerne können Sie einen Termin für eine kostenlose RPA-Erstberatung mit einem Experten der KRALLMANN AG buchen.