So gelingt die Digitalisierung der Register

So gelingt die Digitalisierung der Register

Teil 2 der Serie Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

 

Die Digitalisierung macht vor keinem unserer Lebensbereiche Halt. Egal ob es um Home Office in Coronazeiten oder die Urlaubsbuchung über ein Onlineportal geht: wir bewegen uns zunehmend digital. Doch in einigen Lebensbereichen ist die Digitalisierung weniger stark vorangeschritten. Knapp 5 Millionen Menschen arbeiten in Deutschland im öffentlichen Dienst, der damit der größte Arbeitgeber Deutschlands ist. Doch gerade die öffentliche Verwaltung hat ein sehr angestaubtes Image. Im Ranking der Europäischen Kommission (2018) bezüglich der Digitalisierung öffentlicher Dienste / eGovernment belegt Deutschland nur Platz 21 der 28 EU-Mitgliedsstaaten. Wie kommen wir hin zu Ämtern ohne Aktenordner? Erfahren Sie im zweiten Teil unserer Serie, wie die KRALLMANN AG ein Tool zur Digitalisierung der Register entwickelt hat und somit einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung in der Verwaltung leistet.

Hintergrund: Der Digi Master

Der Digi Master der KRALLMANN AG kann jedes Dokument intelligent analysieren und digitalisieren. Mithilfe von Scannern oder Smartphones werden jegliche Dokumente (Akten & Register, Leistungsnachweisen, Auftragsbescheinigungen,...) eingelesen. Über die Schlüsseltechnologie OCR erkennt der Digi Master dann den Text und kann diesen für Computer interpretierbar abspeichern. Darüber hinaus verfügt der Digi Master über elektronische Signaturen mittels derer die Echtheit, Gültigkeit und Integrität der Daten sichergestellt wird. Die so gewonnenen und signierten Daten kann der DIgi Master in jedem beliebigen Zielsystem ablegen, sodass diese dort gespeichert und/oder weiterverarbeitet werden können. Die Software des Digi Master ist ein zertifiziertes Fachverfahren und das beschriebene Verfahren erfüllt alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Modernisierung der Register. Ursprünglich wurde der Digi Master für Geburtenregister entwickelt, doch er wurde um weitere Register erweitert und kann auch sonst jegliche Dokumentenarten digitalisieren.

Erweiterung um andere Register - Beispiel Eheregister

Wie angedeutet kann der Digimaster nicht nur Geburtenregister digitalisieren. In den Standesämtern in Deutschland werden neben Geburtenregistern auch Eheregister und Sterberegister geführt. Die Digitalisierung des Eheregisters möchten wir näher beleuchten

Im Jahr 2019 gab es in Deutschland mehr als 400.000 Eheschließungen und knapp 150.000 Scheidungen. Diese sowie sonstige Änderungen erzeugen eine Eintragung im Eheregister. Möchte man nun historische Registereintragungen digitalisieren, müssen Millionen von Seiten Papier digitalisiert werden. Konservativ gerechnet 500.000 Seiten pro Jahr. Möchte man also die letzten 30 Jahre digitalisieren, so bedeutet dies 15 Millionen Seiten. Nun könnte man versuchen, diese Daten händisch in eine Datenbank / ein System zu übertragen. Hierbei würden pro Seite sicherlich 15 Minuten Bearbeitungszeit anfallen. Dies würde einen Aufwand von über 2.000 Arbeitsjahren erzeugen! Anders ausgedrückt: Mehr als 2.000 würden ein Jahr nichts anderes tun als Registerseiten zu digitalisieren. Dabei würden natürlich auch viele Fehler gemacht…

Der Digi Master kann diese Mammutaufgabe übernehmen und dabei 24/7 arbeiten. Mit 10 Scannern, die rund um die Uhr arbeiten, kann der Digi Master so 15 Millionen Seiten in nur 3 Monaten digitalisieren und in der Datenbank speichern.

Als Schlüsseltechnologie kommt bei der Digitalisierung der Eheregister OCR (Optical Character Recognition) zum Einsatz. Mit OCR können Schriftzeichen erkannt und als editierbarer Text abgespeichert werden. Bei gedruckten Dokumenten gelingt dies inzwischen fast fehlerlos. Im Kern ist OCR eine Mustererkennungs-Technologie.

Die Registerseiten des Eheregisters können also gescannt werden - sowohl per Scanner als auch per Smartphone / Tablet - und anschließend wird der Text mithilfe von OCR erkannt.

Die Software des Digi Master erkennt dabei auch, welche Felder im digitalen Register mit welchem Text gefüllt werden müssen. Gleichzeitig kann der Digi Master den erkannten Text auf Fehler überprüfen (z.B. Schreibfehler bei Adressdaten oder auch Namen) und diese korrigieren. Anschließend ist der Digi Master in der Lage, die neuen Eintragungen direkt in das digitale Register zu schreiben.

Gerade beim Eheregister müssen die Echtheit, Gültigkeit und Integrität der Eintragungen gewährleistet sein. In der Papierversion gilt die Signatur des Standesbeamten als Echtheitsnachweis. Notwendig ist also ein digitales Gegenstück zur eigenhändigen Unterschrift: die elektronische Signatur.

Mithilfe seines privaten Schlüssels erzeugt der Ersteller bzw. Versender eines Dokuments eine digitale Signatur. Diese Signatur gibt über den öffentlichen Schlüssel zweifelsfrei Auskunft über die Urheberschaft und den unverfälschten Inhalt des Dokuments. Aus einer digitalen Kopie wird ein rechtsgültiges Dokument.

Nun könnte der Standesbeamte also jede digitalisierte Registerseite prüfen und dann digital signieren (genannt “Verfügung”). Diese Prüfung würde jedoch zu viel kostbare Zeit des Standesbeamten in Anspruch nehmen. Hier zeigt sich eine weitere Besonderheit des Digi Master: Nicht nur Standesbeamte, sondern auch normale Mitarbeiter des Standesamtes können die einzelnen Registerseiten überprüfen. Diese können dann gesammelt, in sogenannten Batches, an den Standesbeamten übertragen werden und er kann die Registerseiten nach einer kurzen Plausibilitätsprüfung gemeinsam signieren. Durch diese sogenannte Stapelsignatur spart der Standesbeamte wertvolle Zeit.

So gelingt die Einführung

Obwohl für alle Einzelschritte zuverlässige technische Lösungen vorliegen, bleibt es eine Herausforderung, ein Gesamtsystem im Unternehmen zu implementieren, das sich nahtlos in die bestehende Prozesslandschaft und IT-Infrastruktur einfügt. Hier setzt der Digi Master der KRALLMANN AG an:

• Im ersten Schritt werden beliebige Dokumentenarten gescannt.Der  Digi Master sorgt nun für die automatisierte Texterkennung und legt die Ergebnisse zur manuellen Prüfung vor. Das Dokument wird hiernach elektronisch signiert und steht zur Ablage oder Weiterverwendung zur Verfügung.
• Der Prüfer erhält über den Digi Master eine perfekt vorbereitete Prüfdatei. Mutmaßliche Fehlerstellen sind bereits markiert. Der manuelle Prüfaufwand reduziert sich im Zeitablauf immer weiter, denn es entstehen für jeden Dokumenttyp gültige Musterdokumente für zukünftige Ausfertigungen auf Knopfdruck.
• Die Micro Service Architektur des Digi Master sorgt für große Flexibilität. Durch das Baukastenprinzip sind schnelle Anpassungsprozesse bei geringem Aufwand möglich, da eine neue Fähigkeit einfach als Mini App ins System integriert wird.
• Der Digi Master kann fertig gestellte Dokumente an beliebige Zielsysteme ausliefern und bietet die Anbindung zu allen relevanten öffentlichen Registern (z.B. Geburtenregister, Eheregister).
• Datenerhebung und Datenpflege sind hier dezentral und einfach, gleichzeitig aber bei hohem Sicherheitsniveau möglich.

Sind Sie neugierig geworden und würden gerne mehr erfahren über Möglichkeiten der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung? Haben Sie konkrete Rückfragen zum Digi Master? Gerne stehen wir Ihnen mit unserem Knowhow zur Seite - sprechen Sie uns einfach an!