So gelingt die Digitalisierung der Geburtenbücher

So gelingt die Digitalisierung der Geburtenbücher

Teil 1 der Serie Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Die Digitalisierung macht vor keinem unserer Lebensbereiche Halt. Egal ob es um Home Office in Coronazeiten oder die Urlaubsbuchung über ein Onlineportal geht: wir bewegen uns zunehmend digital. Doch in einigen Lebensbereichen ist die Digitalisierung weniger stark vorangeschritten. Knapp 5 Millionen Menschen arbeiten in Deutschland im öffentlichen Dienst, der damit der größte Arbeitgeber Deutschlands ist. Doch gerade die öffentliche Verwaltung hat ein sehr angestaubtes Image. Im Ranking der Europäischen Kommission (2018) bezüglich der Digitalisierung öffentlicher Dienste / eGovernment belegt Deutschland nur Platz 21 der 28 EU-Mitgliedsstaaten. Wie kommen wir hin zu Ämtern ohne Aktenordner? Erfahren Sie im ersten Teil unserer Serie, wie die KRALLMANN AG ein Tool zur Digitalisierung der Geburtenbücher entwickelt hat und somit einen wesentlichen Beitrag zur Modernisierung der Register leistet.

Die Papierlandschaft Deutschland

Jeder Bürger in Deutschland hat eine Seite im Geburtenregister, auf der im groben der Name, das Datum und die Uhrzeit der Geburt, das Geschlecht sowie die Namen der Eltern erfasst sind. Im Rahmen der bundesweiten Aktion “Modernisierung der Geburtenregister” werden diese Register digitalisiert. Für die digitale Erfassung der Geburten sind bereits digitale Register vorhanden. Bei fast 800.000 Geburten pro Jahr in Deutschland ist klar, dass eine nachträgliche Erfassung über die vergangenen 30-50 Jahre eine Mammutaufgabe darstellt. Wie können Millionen Seiten Papier digitalisiert werden und in digitalen Registern gespeichert werden? Und wie kann sichergestellt werden, dass ein Standesbeamter die Eintragungen überprüft hat und diese signiert? Die KRALLMANN AG hat sich dieser Aufgabe gestellt und den DigiMaster entwickelt, der jegliche Dokumente intelligent analysiert und digitalisiert.

So funktioniert der Digi Master

Wie beschrieben stand das Team der KRALLMANN AG vor der Aufgabe, Millionen von Papierseiten des Geburtenregisters zu digitalisieren. Man stelle sich vor, die Beamten würden die Seiten händisch in die Datenbank übertragen. Hierbei würden pro Seite sicherlich 15 Minuten Bearbeitungszeit anfallen. Bei 1 Million Registerseiten wäre dies dann ein Aufwand von 140 Arbeitsjahren. Anders ausgedrückt: 140 Mitarbeiter würden ein Jahr nichts anderes tun, als die Papierseiten händisch in eine Datenbank abzutippen. Dabei sollte man auch nicht vergessen, dass dieser manuelle Prozess äußerst fehleranfällig ist. Nach einer konservativen Schätzung würden 5% der Eintragungen fehlerhaft sein.

Da dieses Arbeitspensum natürlich nicht handhabbar ist, muss eine automatisierte Lösung her. Zu diesem Zweck hat die KRALLMANN AG den Digi Master entwickelt, mit dem die Digitalisierung der Registerseiten im Handumdrehen gelingt.

Optical Character Recognition (OCR) als Schlüsseltechnologie

Als Schlüsseltechnologie kommt dabei OCR (Optical Character Recognition) zum Einsatz. Mit OCR können Schriftzeichen erkannt und als editierbarer Text abgespeichert werden. Bei gedruckten Dokumenten gelingt dies inzwischen fast fehlerlos. Im Kern ist OCR eine Mustererkennungs-Technologie. Möglichst fehlerfreie Mustererkennung ist auch eines der wichtigsten Einsatzgebiete der künstlichen Intelligenz. Hier gibt es in jüngerer Vergangenheit bemerkenswerte Fortschritte. OCR kann mit KI-Unterstützung ein nie gekanntes Niveau an Genauigkeit erzielen. KI kann Texte nicht nur erfassen, sondern auch ansatzweise verstehen. Das ermöglicht Plausibilitätsprüfungen und Fehlersuche. Der Umfang, in dem digitalisierte Dokumente manuell überprüft werden müssen, reduziert sich erheblich.

Die Registerseiten können also gescannt werden - sowohl per Scanner als auch per Smartphone / Tablet - und anschließend wird der Text mithilfe von OCR erkannt.

Die Software des Digi Master erkennt dabei auch, welche Felder im digitalen Register mit welchem Text gefüllt werden müssen. Gleichzeitig kann der Digi Master den erkannten Text auf Fehler überprüfen (z.B. Schreibfehler bei Adressdaten) und diese korrigieren. Anschließend ist der Digi Master in der Lage, die neuen Eintragungen direkt in das digitale Register zu schreiben.

 

Die elektronische Signatur

Gerade beim Geburtenregister müssen die Echtheit, Gültigkeit und Integrität der Eintragungen gewährleistet sein. In der Papierversion gilt die Signatur des Standesbeamten als Echtheitsnachweis. Notwendig ist also ein digitales Gegenstück zur eigenhändigen Unterschrift: die elektronische Signatur.

Mithilfe seines privaten Schlüssels erzeugt der Ersteller bzw. Versender eines Dokuments eine digitale Signatur. Diese Signatur gibt über den öffentlichen Schlüssel zweifelsfrei Auskunft über die Urheberschaft und den unverfälschten Inhalt des Dokuments. Aus einer digitalen Kopie wird ein rechtsgültiges Dokument.

Nun könnte der Standesbeamte also jede digitalisierte Registerseite prüfen und dann digital signieren (genannt “Verfügung”). Diese Prüfung würde jedoch zu viel kostbare Zeit des Standesbeamten in Anspruch nehmen. Hier zeigt sich eine weitere Besonderheit des Digi Master: Nicht nur Standesbeamte, sondern auch normale Mitarbeiter des Standesamtes können die einzelnen Registerseiten überprüfen. Diese können dann gesammelt, in sogenannten Batches, an den Standesbeamten übertragen werden und er kann die Registerseiten nach einer kurzen Plausibilitätsprüfung gemeinsam signieren. Durch diese sogenannte Stapelsignatur spart der Standesbeamte wertvolle Zeit. Die Software des Digi Master ist ein zertifizierte Fachverfahren und das beschriebene Verfahren erfüllt alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Modernisierung der Register.

Ein Blick hinter die Kulissen: Tech Stack

Die Technologie des Digi Master ist ein weiterer Teil unserer Blogserie. Dennoch möchten wir an dieser Stelle kurz darauf eingehen, wie modernste Frameworks und Vorgehensweisen bei der Entwicklung des Digi Master eingesetzt wurden. Der Digi Master besteht aus einer Reihe von kleinen Applikationen (Microservices), die jeweils in einem eigenen Prozess laufen und via Schnittstellen zusammenarbeiten. Dadurch haben wir die Möglichkeit uns schnell und mit geringem Aufwand auf Ihren Usecase anzupassen. Selbst im laufenden Betrieb haben wir jederzeit die Möglichkeit Weiterentwicklungen bedarfsorientiert einzubinden.

Wie gelingt die Einführung des Digi Master?

Obwohl für alle Einzelschritte zuverlässige technische Lösungen vorliegen, bleibt es eine Herausforderung, ein Gesamtsystem im Unternehmen zu implementieren, das sich nahtlos in die bestehende Prozesslandschaft und IT-Infrastruktur einfügt. Hier setzt der Digi Master der KRALLMANN AG an:

• Im ersten Schritt werden beliebige Dokumentenarten gescannt.Der  Digi Master sorgt nun für die automatisierte Texterkennung und legt die Ergebnisse zur manuellen Prüfung vor. Das Dokument wird hiernach elektronisch signiert und steht zur Ablage oder Weiterverwendung zur Verfügung.
• Der Prüfer erhält über den Digi Master eine perfekt vorbereitete Prüfdatei. Mutmaßliche Fehlerstellen sind bereits markiert. Der manuelle Prüfaufwand reduziert sich im Zeitablauf immer weiter, denn es entstehen für jeden Dokumenttyp gültige Musterdokumente für zukünftige Ausfertigungen auf Knopfdruck.
• Die Micro Service Architektur des Digi Master sorgt für große Flexibilität. Durch das Baukastenprinzip sind schnelle Anpassungsprozesse bei geringem Aufwand möglich, da eine neue Fähigkeit einfach als Mini App ins System integriert wird.
• Der Digi Master kann fertig gestellte Dokumente an beliebige Zielsysteme ausliefern und bietet die Anbindung zu allen relevanten öffentlichen Registern (z.B. Geburtenregister, Eheregister).
• Datenerhebung und Datenpflege sind hier dezentral und einfach, gleichzeitig aber bei hohem Sicherheitsniveau möglich.

Sind Sie neugierig geworden und würden gerne mehr erfahren über Möglichkeiten der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung? Haben Sie konkrete Rückfragen zum Digi Master? Gerne stehen wir Ihnen mit unserem Knowhow zur Seite - sprechen Sie uns einfach an!