RPA und die Qual der Wahl

Robotic Process Automation präsentiert sich als Kostenkiller und Produktivitäts-Turbo. Doch wo macht man zuerst kurzen Prozess?

Die digitale Automatisierung von Unternehmensprozessen birgt enormes Potential. RPA übernimmt die Rolle eines menschlichen Bearbeiters und durchläuft komplexe Arbeitsgänge unter Nutzung verschiedener Anwendungen, ohne dass Schnittstellen zwischen diesen Anwendungen programmiert werden müssen. Richtig eingesetzt senkt RPA die Fehlerquote und Bearbeitungsdauer gegen Null. Wichtig ist aber, dass geeignete und möglichst häufige Prozesse identifiziert werden, die zu automatischen digitalen  Abläufen transformiert werden können. Im Fokus sind Abläufe, die in der Interaktion zwischen Mitarbeiter(n) und mehreren digitalen Informationssystemen bestehen. Eine Art Prozess-Inventarisierung ist kein schlechter Ansatz, um über die konkrete Anwendung von RPA nachzudenken. Wenn Zeit und Kapazität einen solch grundsätzlichen Ansatz nicht erlauben, sollten zumindest eine Reihe vielversprechender Prozesse identifiziert und auf eine Kandidatenliste gesetzt werden. Im nächsten Schritt werden diese Prozesse auf Ihren RPA Fit überprüft. Ist dieser vorhanden oder zumindest kurzfristig herstellbar, dann lassen sich die qualifizierten Prozesse noch anhand ihres Wertbeitrags in ein Ranking bringen.

Ein Prozess ist ein Prozess … ist kein Prozess

Damit ein Prozess automatisiert werden kann, muss es ein Prozess sein. Werden  Prozesse formal dokumentiert, stellt sich oft heraus, dass

• ...es zahlreiche Unterfälle und Sonderfälle gibt

• ...Prozesspfade nicht verbindlich festgelegt sind oder

• ...Entscheidungskriterien und Prozessausgänge nicht klar definiert sind

Es gilt also, Prozesse auszudefinieren, zu differenzieren und zu vervollständigen. Durch Formalisierung und Standardisierung allein kann die Organisation bereits Effizienzvorteile verbuchen. RPA zwingt seine Nutzer zu Klarheit und Standardisierung. Wenn die Maschine übernimmt, hat sie es gern wiederkehrend und formelhaft. Die Mitarbeiter können sich dann individuellen Problemlösungen, Kreativarbeit und komplexe Entscheidungen zuwenden. In diesem Zusammenhang muss das RPA-System präzise erkennen, wann ein Vorgang nicht durch die definierten Automatismen bearbeitet werden kann und die Intervention durch einen Mitarbeiter notwendig ist. Diese vorausschauende Fehlersensibilität wird umso wichtiger, wenn mithilfe von RPA rechtlich bindende Entscheidungen getroffen werden. Aber wir stehen hier immer noch am Anfang des RPA-Projekts. Zunächst also wählt das Unternehmen RPA-Kandidaten aus. Es ist der erste große Knackpunkt für den Erfolg von RPA.

Die grobe Orientierung

Welche Unternehmen? Die erste Potentialabschätzung für RPA kann anhand von Branche und Unternehmenstyp erfolgen. Schauen wir beispielsweise auf die Finanz- und Versicherungsbranche. Dort finden sich Unternehmen, die typischerweise eine Vielzahl von Kunden haben. Unternehmen und Kunden sind durch wiederkehrende Interaktionen verbunden. Jede dieser Interaktionen löst einen Prozess aus, der im Unternehmen abzuarbeiten ist. Zugleich stehen diese Unternehmen unter hohem Druck, Kosten zu senken und Produktivität zu erhöhen, da sich die Marktbedingungen durch disruptive digitale Konkurrenz immer weiter verschärfen. RPA eröffnet den angestammten Unternehmen als Übergangstechnologie Möglichkeiten, nicht noch weiter ins Hintertreffen zu geraten, ohne sich komplett neu aufstellen zu müssen.

Wo im Unternehmen? Bestimmte Aufgaben und Unternehmensbereiche haben sich für RPA als besonders geeignet erwiesen. Wesentliche Beispiele sind:

• Die Bearbeitung eingehender Rechnungen

• Die Erstellung von Management Reportings mit Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen

• Die Pflege von Kundendaten im Rahmen von Customer Relationship Management

Aber ist es auch ein Prozess für RPA? Unternehmen mit RPA-Vorhaben können Ihre bestehenden Prozesse zunächst anhand von einfachen Leitfragen einordnen:

• Handelt es sich um eine regelbasierte Vorgehensweise?

• Tritt diese im Unternehmen häufig auf?

• Verlangt der Prozess, dass Daten aus verschiedenen IT-Anwendungen übertragen oder zusammengeführt werden?

• Gibt es eine hohe Fehlerquote, wenn Mitarbeiter den Vorgang durchführen?

Wird ein Prozess hier viermal mit “Ja” eingeordnet, handelt es sich um einen guten RPA-Kandidaten.

Die Kandidatenkür Nun gilt es genau hinzusehen, ob der Prozess eindeutig, klar und vollständig definiert ist. Nur dann kann die formalisierte Abbildung gelingen, die im nächsten Schritt per RPA  nachgebildet wird. Die KRALLMANN AG beschäftigt sich seit langer Zeit mit dem Thema Process Assessment und hat klare Kriterien entwickelt, anhand derer sich jeder potenzielle RPA-Anwendungsfall bewerten lässt.

Risiko Eine vollständige Automatisierung bis zur abschließenden Entscheidung ist (zunächst) nur bei niedrigem oder mittlerem Risikoniveau ratsam. Bei hochriskanten Vorgängen steht am Ende der Automatisierung weiterhin der menschliche Entscheider.

Machbarkeit Hier geht es darum, wie gut der Prozess bereits ausdefiniert ist und nach festen Regeln abläuft, ob strukturierte Daten verwendet werden und wie zeitstabil der Prozess hinsichtlich seiner Regeln und der verwendeten Applikationen ist.

Prozesseignung Prozesse sind umso geeigneter je häufiger sie ablaufen, je mehr Kapazitäten sie binden und je fehleranfälliger die Bearbeitung durch Mitarbeiter ausfällt. Auch starke Erhöhungen der Kapazitätsanforderungen (Prozessspitzen) sprechen für RPA.

Prozessdetails Hier wird der Prozess in all seine Einzelteile zerlegt. Wie viele Prozessschritte, Sonderfälle und beteiligte Applikationen gibt es? Wie komplex sind die abschließenden Entscheidungen?

Inputdaten Strukturierte und digitale Daten sind der Idealfall, doch sicherlich nicht die Regel. Um analoge Daten ins RPA-System zu hieven, wird Optical Character Reading benötigt.

Benefit Was kommt also hinten raus an eingesparten Arbeitsstunden, vermiedenen Fehlern und reduzierten Durchlaufzeiten?

Startschuss für eine strukturierte Prozess-Evaluation

Das KRALLMANN Tool verdichtet diese Einzelkriterien in einer Bewertung, die unterschiedliche Kandidaten für RPA vergleichbar macht und dem Unternehmen ermöglicht eine RPA Roadmap zu erstellen. Wir stellen interessierten Unternehmen das Tool kostenlos zur Verfügung.

Füllen Sie folgendes Formular aus, um das KRALLMANN Process Assessment Tool herunterzuladen: