Die größten Stolpersteine bei der Umsetzung von RPA

RPA (Robotic Process Automation) bietet für viele Unternehmen enorme Chancen und kann die Effizienz vieler Prozesse verbessern. Da ein RPA-Bot die vorhandenen IT-Systeme nutzt und die Interaktion eines menschlichen Users emuliert, ist die Technik zwar verhältnismäßig einfach zu implementieren, die Komplexität der Umsetzung sollte jedoch nicht unterschätzt werden.

Vor der eigentlichen Implementierung gilt es, zunächst die geeigneten Prozesse zu identifizieren, diese zu analysieren, vor der Automatisierung zu optimieren und von Beginn an die richtigen Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen. Das zur Programmierung nötige Know-how und die Anforderungen an die IT-Infrastruktur werden häufig unterschätzt, was dazu führt, dass die Umsetzung von RPA-Projekten oftmals deutlich länger dauert als geplant. Dies führt unweigerlich zu höheren Kosten – ein Umstand, der mit der richtigen Planung durch einen erfahrenen Dienstleister vermieden werden könnte. Die folgenden Fehler sind besonders bei ersten RPA-Projekten häufig zu beobachten und sollten bereits zu Beginn des Projektes ausreichend berücksichtigt werden.

Auswahl falscher Prozesse

Häufig wünschen die Unternehmen, besonders große Herausforderungen und dementsprechend komplexe Prozesse zu automatisieren. Die vollständige Automatisierung komplexer Prozesse kann jedoch bestenfalls schrittweise erfolgen und bedarf in der Regel des Einsatzes verschiedener Lösungen, von denen RPA nur einen Teil ausmachen kann. Um sich mit der Technologie vertraut zu machen und sich den Einstieg zu erleichtern, empfiehlt es sich, im ersten Schritt den Fokus auf möglichst einfache, repetitive Massenprozesse zu legen. Diese Prozesse können meist mit überschaubarem Aufwand automatisiert werden und versprechen bei professioneller Umsetzung eine Amortisierung der Implementierungskosten nach kurzer Zeit.

Insellösungen

Auch wenn es sinnvoll ist, mit der Automatisierung von einfachen Prozessen zu beginnen, sollte der Blick für das große Ganze nicht verloren gehen. Wenn einzelne Unternehmensbereiche Prozesse optimieren und automatisieren, ohne dies mit anderen Abteilungen abzustimmen, kann das Wirkungspotenzial von Prozessautomatisierung nicht ausgeschöpft werden. RPA sollte daher als Teil einer ganzheitlichen und langfristigen Digitalisierungsstrategie des Unternehmens angesehen werden. Die Betrachtung von Ende-zu-Ende [E2E] Prozessen ist dabei von wesentlicher Bedeutung.

Automatisierung ineffizienter Prozesse

Nicht nur die Auswahl der richtigen Prozesse ist für eine erfolgreiche RPA-Implementierung entscheidend. Die Prozesse müssen ausreichend analysiert werden, um Optimierungspotenziale bereits vor der RPA-Implementierung zu identifizieren. Häufig beruhen Prozessabläufe auf Entscheidungslogiken, die über die Zeit komplexer geworden sind und nicht effizient verlaufen. Unternehmen, die derartige Prozesse durch RPA automatisieren, ohne deren Effizienz zu hinterfragen, sind in der Regel auch mit dem Resultat der Automatisierung nicht zufrieden.

Mangelnde Einbeziehung der Mitarbeiter

Eine erfolgreiche RPA-Implementierung sollte nicht nach dem Top-down-Prinzip erfolgen, sondern von Beginn an mit den Mitarbeitern abgestimmt werden, die von der Automatisierung betroffen sind. Die für die Prozesse verantwortlichen Mitarbeiter wissen in der Regel am besten, welche Abläufe im Arbeitsalltag besonders viel Zeit in Anspruch nehmen und einer Optimierung bedürfen. Zudem wird durch die frühe Einbeziehung vermieden, dass die RPA-Implementierung bei den Mitarbeitern auf Misstrauen und mangelnde Akzeptanz stößt. Ausreichende Kommunikation schafft Vertrauen und ermutigt alle Beteiligten, eigene Ideen einzubringen.

Falsche Einschätzung der IT-Infrastruktur

Die Wichtigkeit eines geeigneten Setups der IT-Infrastruktur, welches für die reibungslose Funktionsweise eines RPA-Bots notwendig ist, wird häufig unterschätzt. Wenn der Proof of Concept (PoC) fehlerfrei verläuft, gehen die Beteiligten davon aus, dass der Software-Roboter im produktiven System eingesetzt werden kann. Sobald der RPA-Bot jedoch produktiv genutzt werden soll, wird die unzureichende IT-Infrastruktur sichtbar und es entstehen Probleme und Verzögerungen im Implementierungsprozess. Der oftmals zeitintensive Aufbau der notwendigen Infrastruktur sollte daher nicht nachträglich erfolgen, sondern bereits während des PoC beginnen.

Unzureichendes Know-how

Viele Unternehmen unterschätzen das Know-how, das zur erfolgreichen RPA-Implementierung notwendig ist. Dies führt zu unerwarteten Verzögerungen, höheren Kosten und Automatisierungen, die das mögliche Potenzial nicht annähernd ausschöpfen. Unerfahrene RPA Developer begehen bei der Programmierung oft leicht vermeidbare Fehler, z. B. bei der Ausnahme- und Fehlerbehandlung, die zum unnötigen Abbruch des RPA-Bots führen. Zudem sind in der Praxis oft ineffziente, nicht stabile Lösungen vorzufinden, welche oftmals auf der Unerfahrenheit und Unwissenheit des zuständigen Entwicklers basieren. Neben Programmierfähigkeiten ist zudem Fachwissen in der Prozessanalyse und -optimierung, im Projektmanagement sowie im Bereich der IT-Infrastruktur notwendig, um die geeigneten Prozesse korrekt zu identifizieren, RPA optimal umzusetzen und die reibungslose Funktion des Bots auf Dauer zu gewährleisten.