RPA für Banken und Versicherungen

RPA für Banken und Versicherungen

Die Banken- und Versicherungsbranche nutzt seit Jahren verschiedene Tools zur Prozessdigitalisierung. Doch diese Lösungen stoßen häufig an ihre Grenzen, wenn Schnittstellen fehlen, um Daten zwischen Applikationen auszutauschen. Daher werden auch heute noch viele Prozessschritte manuell von Mitarbeitern abgearbeitet. Darüber hinaus steht die Branche vor zusätzlichen Herausforderungen wie zunehmenden Regulierungen, dem Nullzinsumfeld und nicht zuletzt neue Unsicherheit durch das Coronavirus. Innovative Ansätze können dabei helfen, die Produktivität zu steigern, Prozesse zu automatisieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

 

Welche Prozesse kann RPA übernehmen?

RPA ist eine Automatisierungslösung für standardisierte, strukturierte und regelbasierte Prozesse. Typische Anwendungsfälle sind die Extraktion, Zusammenführung und anschließende Verarbeitung von Daten aus verschiedenen Systemen, das Ausfüllen von Formularen und Eingabemasken, das Auslesen und Analysieren von Informationen

aus strukturierten Dokumenten, die Reporterstellung, das Öffnen von E-Mails und die Weiterverarbeitung von Anhängen sowie der Abruf und die Nutzung von Webseiten. Immer wenn Entscheidungen einer “if/then” Regel folgen, ist RPA der geeignete Kandidat.

 

Im Bankensektor gibt es einige spezifische Anwendungsbereiche für RPA, zu welchen zählen:

• Kontoverwaltung, -abstimmung und -schließung
• Zwischenberichterstattung und internes Berichtswesen
• Onboarding neuer Kunden / Konten
• Kreditvergabe für Privat- und Geschäftskunden
• Kommunikation mit Kunden
• Kartendienste
• Betrugs- und Risikoüberprüfung
• Druck und Kontoauszüge
• Überwachung des Kreditvergabeprozesses

 

Bei Versicherern lohnt sich RPA insbesondere im Underwriting, in der Schadensmeldung und -regulierung sowie im Kundenservice.

 

Auch in Deutschland kommt RPA bereits bei zahlreichen Unternehmen im Banken- und Versicherungssektor zum Einsatz. Die Deutsche Bank versucht seit Jahren, Systeme und Prozesse zu modernisieren, u.a. mithilfe von neuen Software-Tools und Workflow Management Systemen. Hier gab es jedoch oft nur inkrementelle Effizienzgewinne zu sehr hohen Kosten. RPA wird von dem Kreditinstitut neuerdings in den Bereichen Trade Finance, Liquiditätsmanagement, Kreditvergabe und Steuern eingesetzt. Bisher zeigt sich das Management begeistert von den Produktivitätsgewinnen, die je nach Use Case zwischen 30% und 70% liegen. Außerdem führt RPA nicht nur zu Effizienzgewinnen, sondern auch zu höherer Qualität und weniger Fehlern in den Prozessschritten.

Auch bei der Commerzbank kommt RPA zum Einsatz. Hier werden aktuell vor allem kleinere Themen mit RPA angegangen. Dieser Pragmatismus ist anfangs wichtig, da die verfrühte Automatisierung komplexer Prozesse zu Frustration führen kann.

Auch die Gothaer hat mit RPA positive Erfahrungen in der Verwaltung gemacht. Hier wurden regelbasierte und einfache Prozesse für die Automatisierung ausgewählt. Dabei wurden bewusst zu komplexe Prozesse ausgeklammert, da diese mit anderen (zukünftige) Softwarelösungen, deren Einführung zeit- und ressourcenintensiver ist, umgesetzt werden sollen. So gesehen werden bei der Einführung von RPA also strategische Überlegungen berücksichtigt und in der Konzeptionsarbeit auch entsprechend abgewogen, bei welchen Prozessen die Automatisierung mittels RPA die größten Benefits erzielt. Demzufolge wird RPA klar als Brückentechnologie gesehen, während weiter über langfristige Innovationen diskutiert wird. Mit RPA werden schnelle Erfolge realisiert.

Wo liegen die Vorteile von RPA für Banken und Versicherer?

RPA erfreut sich im Banken- und Versicherungsumfeld wachsender Beliebtheit, weil die Implementierung unkompliziert und schnell verläuft. Bei der Einführung von RPA muss keine neue IT Infrastruktur angeschafft werden oder bestehende Applikationslandschaften verändert werden. Stattdessen handelt es sich um eine “Low Cost, Low Code” Lösung, die mit allen installierten Banking-Anwendungen interagieren kann. Die Robots erfordern keine Programmiererfahrung. Typischerweise vergehen nur wenige Wochen von der Anforderungsanalyse bis zum Go-Live des digitalen Mitarbeiters. Ein weiterer Vorteil von RPA ist, dass Changes schnell durchgeführt werden können. Wenn sich ein Bankenprozess ändert, ist diese Änderung in wenigen Tagen im Roboter umgesetzt. Typischerweise ist das Thema RPA auch weniger IT-lastig und somit ressourcenschonend. Die Fachbereiche können darin geschult werden, ihre eigenen Bots zu managen und pflegen.

 

Häufig wird kritisiert, dass die Roboter Arbeitsplätze vernichten und dass die Moral der Angestellten darunter leidet. Wir beobachten bei unseren Kunden das genaue Gegenteil. Mitarbeiter müssen sich nun nicht mehr mit lästigen Routineaufgaben wie dem manuellen Übertragen von Daten zwischen zwei Systemen beschäftigen. So wirkt sich der Roboter-Kollege positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Banking Use Case: Kreditvergabe an Privatkunden

Ein typischer Prozess für einen Sachbearbeiter in der Kreditbearbeitung besteht darin, eine neue Kreditanfrage zu verarbeiten. Typischerweise braucht der Sachbearbeiter dafür insgesamt 30 Minuten. Dabei müssen 80% der Prozessschritte manuell erledigt werden. Informationen müssen zwischen E-Mails, Kreditverarbeitungssystemen, SCHUFA, etc. per copy/paste zusammengeführt werden. Dieser Prozess ist mühsam, zeitintensiv, fehleranfällig und langweilig - ein klassischer RPA Use Case!

 

Der manuelle Prozess läuft folgendermaßen ab:

1. Der Kunde besucht die Bankwebseite, die Filiale oder meldet sich über die Hotline und möchte zum Beispiel einen Autokredit. Der Kundendienstmitarbeiter, der Filialmitarbeiter oder die Webseite sammeln die Eckdaten und schreiben diese in das Kreditbearbeitungssystem 1.
2. Der Sachbearbeiter erhält die Information und startet die manuelle Kreditprüfung. Dies geschieht, indem die Daten in ein anderes System zur Prüfung von Krediten übertragen werden. Dort wird ein Credit Score erstellt.
3. Der Sachbearbeiter erstellt eine PDF des Prüfungsberichts und fügt diesen als Anhang in das Kreditbearbeitungssystem 1 ein.
4. Der Sachbearbeiter kopiert den Credit Score in ein dafür vorgesehenes Feld im Kreditbearbeitungssystem 1.
5. Nach der Prüfung überträgt der Sachbearbeiter die Daten in zwei andere Systeme der Bank.
6. Der Sachbearbeiter öffnet ein weiteres System, um die Identität des Kunden zu verifizieren. Hierzu werden (Überraschung) wieder die Daten aus Kreditbearbeitungssystem 1 in das System zur Identitätsprüfung übertragen.
7. Nach erfolgreicher Identitätsprüfung erstellt der Sachbearbeiter eine PDF-Bestätigung und fügt diesen als weiteren Anhang in das Kreditbearbeitungssystem 1 ein.

 

Der so geschilderte Prozess (manche Prozessschritte wurden weggelassen) wird täglich im Durchschnitt 15 Mal durchgeführt und verschlingt somit den gesamten Arbeitstag des Sachbearbeiters. Aber: 80% der Zeit werden mit copy/paste vergeudet und der Mitarbeiter langweilt sich dabei.

Derselbe vereinfachte Prozess sieht nach der Automatisierung mit RPA folgendermaßen aus:

1. Wie zuvor erhält der Sachbearbeiter die Kunden- und Kreditinformationen.
2. Nun startet der Sachbearbeiter den Bot: dieser öffnet das Kreditbearbeitungssystem 1 und sammelt die Informationen.
3. Der Bot überträgt die Daten in das System zur Prüfung von Krediten, erstellt das PDF Dokument und kopiert den Credit Score.
4. Der Bot fügt die PDF-Datei dem Kreditbearbeitungssystem 1 hinzu und fügt auch den Credit Score ein.
5. Der Roboter überträgt die Daten in zwei andere Systeme der Bank.
6. Der Bot öffnet das System zur Idenfititätsprüfung und fügt  die Daten aus Kreditbearbeitungssystem 1 in das System ein.
7. Nach erfolgreicher Identitätsprüfung erstellt der Bot eine PDF-Bestätigung und fügt diesen als Anhang in das Kreditbearbeitungssystem 1 ein.

Der automatisierte Prozess kostet den Sachbearbeiter nur noch 5 Minuten seiner Zeit. Der Sachbearbeiter ist nicht nur schneller, sonder kann auch andere (wichtigere) Aufgaben übernehmen, anstatt nur Daten von A nach B zu schieben.

Wie geht es weiter?

Wie Sie gesehen haben, gibt es zahlreiche spannende (und wertvolle) Use Cases für RPA. Diese helfen insbesondere in der aktuellen Situation, können aber auch langfristig Wettbewerbsvorteile sicherstellen. Aus praktischer Sicht stellt sich natürlich die Frage, wie ein solcher Use Case konkret umgesetzt werden kann. Die Auswahl an möglichen RPA-Tools ist riesig. Wir, die KRALLMANN AG, unterstützen Sie gesamtheitlich:

• wir begleiten Sie bei der Auswahl des geeigneten RPA-Tools
• wir wählen für Sie die geeigneten Prozesse mit dem Ziel aus, die Prozesskosten und -zeiten erheblich zu senken
• wir digitalisieren für Sie diese ausgewählten Prozesse mit dem ausgewählten Tool

 

Unsere Partner im Bereich Robotic Process Automation sind UiPath, Automation Anywhere und Process Gold. Basierend auf Ihren Geschäftsprozessen identifizieren wir die Anforderungen, die sich an die RPA Applikation ergeben, und bestimmen das für Sie passende Tool.

UiPath & Automation Anywhere bieten individuell einstellbare Plattformen für Ihren Automatisierungsbedarf in jedem Fachbereich. Die Lösungen unserer beiden Partner führen zudem zu schnellen Ergebnissen, bieten hohe Sicherheit und Skalierbarkeit. Dies ist ein klarer Vorteil bei der Einführung von RPA: der Bot nutzt bestehende Software und es muss kein neues System eingeführt werden. Stattdessen nutzt der digitale Mitarbeiter bestehende Software genauso, wie auch Ihre Mitarbeiter die Software nutzen. Durch ein eingebettetes, intelligentes OCR sowie Deep-Learning-Funktionen bieten sie einen reduzierten Wartungsaufwand. Mithilfe dieser Tools kann der Bot selbst kleine Änderungen an der Benutzeroberfläche, wie beispielsweise bei einem Softwareupdate, erkennen und ist dennoch in der Lage, die Applikation zu bedienen.

Unsere RPA Experten können Sie mit ihrem Knowhow und ihrer Erfahrung beraten und die passende Lösung finden.

Gerne können Sie hier einen Termin für eine kostenlose RPA-Erstberatung mit einem Experten der KRALLMANN AG buchen.