Robotic Process Automation im Vergleich mit anderen Automatisierungslösungen

Spätestens seit der industriellen Revolution gehört das stetige Optimieren von Arbeitsprozessen zu den Aufgaben nahezu jedes Unternehmens. Dabei stellt das vollständige Automatisieren von Prozessen seit fortschreitender Digitalisierung ein besonders erstrebenswertes Ziel für viele Unternehmer dar. Doch traditionelle Automatisierungslösungen (BPM, Camunda, WfMS etc.), die in der Vergangenheit oft zum Einsatz kamen, stoßen immer häufiger an ihre Grenzen. Die Ursache liegt vor allem in zunehmend heterogenen Systemlandschaften, die unzureichende Schnittstellen bieten. Dies führt zu hohen Implementierungskosten und abnehmender Effizienzsteigerung.

Robotic Process Automation (RPA) hingegen ist ein Automatisierungsverfahren, das sich zunehmender Beliebtheit erfreut, da es ebendiese Problematik angeht. RPA-Bots sind Software-Roboter, die wie menschliche Anwender agieren und deren Interaktion mit dem Computer nachahmen. Die Technik ist ideal geeignet, um einfache Aufgaben, die klaren Regeln folgen, zu automatisieren und Fehlerquoten zu minimieren. Ein RPA-Bot übernimmt die Eingabe und Interpretation von Daten vollautomatisch und nutzt dazu die graphischen Oberflächen der vorhandenen IT-Systeme. Der Aufwand und die Kosten zur Implementierung sind im Vergleich zu anderen Lösungen bedeutend geringer. Doch wo genau liegt der Unterschied zwischen RPA und anderen traditionellen Prozessautomatisierungsverfahren?

RPA und Business Process Management

Business Process Management (BPM) ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Analyse und Optimierung von Prozessen im Unternehmen. Es beschreibt die Definition, die Verbesserung und das Management aller Geschäftsprozesse und zielt darauf ab, Ressourcen bestmöglich einzusetzen. BPM kann also als ein strategisches Konzept angesehen werden, das Entscheidungsträgern hilft einen Überblick über alle Prozesse im Unternehmen zu erhalten und diese langfristig zu verbessern. Durch RPA hingegen werden einzelne, repetitive Abläufe automatisiert, um die Belastung der Mitarbeiter zu verringern und die Fehleranfälligkeit und Kosten zu senken.

Welche Methode ist also für welchen Zweck geeignet? Grundsätzlich schließen sich BPM und RPA nicht aus, sondern werden häufig gleichzeitig eingesetzt, um die Vorteile beider Verfahren zu kombinieren. Softwareautomatisierungen mit RPA können schnell und kostengünstig implementiert werden. Das BPM-Konzept unterstützt RPA bei der Analyse und Optimierung von Prozessen und kann zudem dabei helfen, Potentiale für den Einsatz von RPA zu identifizieren.

RPA und Enterprise Ressource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) wird eingesetzt, um die Ressourcen eines Unternehmens nach Bedarf zu planen und den gesamten Wertschöpfungsprozess zu optimieren. Durch ein zentrales ERP-System wird der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen standardisiert, um die Prozesse und den Ressourceneinsatz im gesamten Unternehmen zu verbessern. Die Implementierung eines ERP-Systems kann daher dabei helfen, die gesamten Ressourcen im Unternehmen möglichst effizient einzusetzen , während RPA dazu dient, bestimmte Arbeitsabläufe fehlerfrei und kostengünstig mit vorhandenen IT-Systemen zu automatisieren.

RPA und Schnittstellen-Programmierung

Die Schnittstellen-Programmierung, auch API (Application Programming Interface) genannt, kommt überall dort zum Einsatz, wo verschiedene Systeme und Softwarelösungen miteinander verbunden werden, um Daten auszutauschen. Es ist bei der Implementierung verschiedener Prozessmanagement-Tools und Automatisierungslösungen Bestandteil, sofern verschiedene Systeme miteinander kommunizieren. Schnittstellen-Programmierungen führen in der Praxis oftmals zu langwierigen und komplexen IT-Vorhaben. Für RPA ist keine Schnittstellen-Programmierung notwendig, da lediglich die menschliche Interaktion mit den vorhandenen IT-Systemen simuliert wird. Das Ergebnis sind schnelle und flexible Automatisierungsimplementierungen.

RPA und Workflow Management

Workflow Management bezeichnet die operative Ebene von Prozessmanagement im Allgemeinen und dient zur Steuerung der einzelnen Arbeitsabläufe im Unternehmen. Nachdem die verschiedenen Prozesse im gesamten Unternehmen durch BPM analysiert und optimiert worden sind, befasst sich Workflow Management mit der operativen Umsetzung dieser Ergebnisse. Es koordiniert die Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter und wird durch elektronische Systeme gestützt. RPA kann daher Teil einer Workflow-Management-Strategie sein, um einzelne Arbeitsabläufe innerhalb eines Workflows zu automatisieren und Mitarbeiter zu entlasten.

Der große Vorteil von RPA: die Wirtschaftlichkeit

RPA und traditionelle Prozessmanagement-Ansätze schließen sich keineswegs aus und werden häufig in Kombination eingesetzt. RPA bietet jedoch einen entscheidenden Vorteil im Vergleich zu den meisten anderen Automatisierungslösungen, da es besonders einfach und kostengünstig umgesetzt werden kann. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Gegenüberstellung der Implementierungs- und der bisherigen Prozesskosten. Indem unter Berücksichtigung des Stundenlohns berechnet wird, wie lange ein Mitarbeiter für das Erledigen des Arbeitsablaufs benötigt, können die bisherigen Prozesskosten einfach ermittelt werden. Multipliziert man die Prozesskosten mit der Anzahl der Prozessdurchläufe z.B. in einem Jahr können diese einfach den Implementierungskosten einer RPA-Lösung gegenübergestellt werden. So können Bereiche im Unternehmen identifiziert werden, in denen eine RPA-Lösung rentabel ist.

Die KRALLMANN AG begleitet Sie bei der Implementierung von RPA. Unsere Mitarbeiter verfügen über langjährige Erfahrungen auf den Gebieten Business Process Management (BPM) und Enterprise Ressource Planning (ERP). In Verbindung mit unseren Kompetenzen der RPA-Implementierung sind wir der richtige Ansprechpartner, wenn es um Prozessautomatisierung geht.