Erhalten Sie die Kontrolle über Ihre IT zurück! - Teil 1

Dies ist der erste Teil einer Serie von blog-Beiträgen zum Thema Enterprise Architecture und Application Portfolio Management. Doch bevor wir die Frage beantworten, wie wir die Kontrolle über unsere IT wiedererlangen, sollten wir klären, wieso und wodurch wir sie überhaupt verlieren?

Ein wesentlicher Einflussfaktor, der den Kontrollverlust befördert, ist der zunehmende Einsatz veralteter Technologien. Technologische Überalterung tritt in der Regel auf, wenn ein neues Produkt erstellt wurde, um eine ältere Version zu ersetzen. Dieses Phänomen ist auch unter dem Begriff “Technologie Obsoleszenz” bekannt, die durch zunehmend schnelleres Tempo von Technologie- und IT-Innovationen entsteht  und durch den Einsatz von immer mehr Software-Tools und Applikationen beschleunigt wird. Das führt dazu, dass sowohl Hardware als auch Software veraltet sind, noch bevor sie ihren Nutzen voll ausgeschöpft und verloren haben. Die resultierende Menge an obsoleter Hard- und Softwarelösungen macht die Handhabung im Unternehmen schwierig.

Nicht nur der technologische Fortschritt führt zur Überalterung, es gibt noch weitere Faktoren, die die Obsoleszenz fördern:

• Kundenerwartungen an den Einsatz modernster Technologien

• Erwartungen der Stakeholder an den Einsatz modernster Technologien.

• Mangelndes Verständnis des Scopes und der Auswirkungen von Geschäftsprozessen

• Anforderungen an die Cybersicherheit

• Nicht umgesetzte Vorschriften und Konformitätsanforderungen

• Unzureichende oder fehlende Fähigkeiten der Mitarbeiter

• Verlust von Expertenwissen durch ausscheidende Fachkräfte

• Ausfälle veralteter Anlagen

• Komplexe / ineffiziente  Prozesse

• Eingeschränkte IT Budgets

Technologie Obsoleszenz stellt den CIO und das gesamte Unternehmen vor große Herausforderungen. Veraltete Soft- und Hardware haben Auswirkungen auf regulatorische Themen, auf den strategischen und operativen Geschäftsbetrieb sowie die Mitarbeiter und Stakeholder eines Unternehmens.

Auf der regulatorischen Seite werden mit zunehmender Überalterung die Fragen bzgl. Compliance Sicherheitsrisiken immer dringender und komplexer. Auf strategischer Seite kann Technologie Obsoleszenz zur Unfähigkeit eines Unternehmens führen neue Geschäftschancen zu nutzen oder seine Produktivität zu steigern. Das kann wiederum zu sinkenden Absatzzahlen, Marktanteilen, Wachstum und letztendlich zu Markenverlusten führen.

Auf der operativen Seite eines Unternehmen führt sie zu unzuverlässigen Systemen, die gekennzeichnet sind von mangelnder Flexibilität, hoher Komplexität, Inkompatibilitäten, hohen Wartungsaufwänden, dysfunktionalen Prozessen, die den Geschäftsbetrieb unzureichend unterstützen und letztendlich zu unzufriedenen Mitarbeitern.

Die Unzufriedenheit der Mitarbeiter durch veraltete Technologien führt langfristig zu einer Verringerung des Engagements und zu einer Zunahme von Stress. Die Entstehung einer Schatten-IT und zunehmende Schwierigkeiten bei der Gewährleistung von Support durch Dritte sind weitere Auswirkungen und Risiken für das Unternehmen (siehe Abb. 1).

Technologie Obsoleszenz ist häufig nicht die einzige Herausforderungen für den IT-Betrieb und Projekte. Durch unzureichende und unvollständige Dokumentation kommt oft Intransparenz über Geschäftsprozesseabläufe und die Divergenz von Prozessen und IT-Systemen hinzu.

Der Chief Information Officer [CIO] eines Unternehmens ist in den meisten Fällen derjenige der diese Herausforderungen lösen muss. Sicherstellung des laufenden Betriebs und Planung und Realisierung von IT-Projekten liegen in seiner Verantwortung. Folgende Fragen müssen dabei kontinuierlich beantwortet werden:

• Wie erhalte und behalte ich einen transparenten Überblick über meine IT-Landschaft und Infrastruktur

• Wie erhalte ich Ressourcen und wie setze ich sie für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung ein?

• Wie integriere ich innovative Systeme und Lösungen in meine Legacy Umgebung?

• Wie setze ich Prioritäten?

• Wie erreiche ich mein Ziel einer modernen Unternehmens-IT ohne dabei die unternehmenskritischen Funktionalitäten zu verlieren?

Woher weiß der CIO, dass er die Kontrolle über Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur bereits verloren hat? Was sind die Indikatoren, die ihm zeigen, dass die Unternehmens-IT modernisiert werden muss? Was ist mit der Schatten-IT, redundanten Anwendungen, ineffizienten Geschäftsprozessen  und hohen Kosten? Befindet sich seine IT in guter Verfassung oder ist sie im permanenten Feuerlöschmodus? Existiert eine gute und vollständige Dokumentation der IT-Landschaft? Wie geht man mit agilen Ansätzen und Software as a Service (Saas) um?

Entweder der CIO steht mit diesen Fragen am Anfang und fragt sich, ob seine IT davon betroffen ist oder er befindet sich bereits in einem laufenden Transformationsprozess und benötigt Informationen über IT-Anwendungen und prozessuale Zusammenhänge.

Enterprise Architecture Management (EAM) und Application Portfolio Management (APM) sind die Methoden der Wahl zur Beantwortung der Fragen.  Ein APM Tool wie LeanIX liefert alle Funktionalitäten zum Aufbau eines transparenten und umfassenden IT Repositories, dass alle relevanten Aspekte, wie z. B. IT-Systeme, Anwendungen, Schnittstellen, Business Capabilities und vieles mehr miteinander in Beziehung setzt.

Ein erster Schritt zur Wiedererlangung der Kontrolle über die IT-Landschaft ist die Rationalisierung von Anwendungen im Unternehmen. Rationalisierung von Applikationen ist der strategische Prozess eines Unternehmens, mit dem man zum schlanksten Portfolio der wichtigsten und notwendigsten Anwendungen in Bezug auf Ihre primären Geschäftsprozesse gelangt.

Der Prozess unterteilt sich in vier Arbeitspakete: Im ersten Schritt, “Bewerten & Empfehlen” , erfassen Sie Ihr Applikations Portfolio, bewerten die Relevanz einzelner Anwendungen und definieren die weitere Verwendung. Durch die Dokumentation des Status Quo der IT-Landschaft erhalten Sie den Digitalen Zwilling, der Ihnen die Bewertung und Ableitung von Empfehlungen faktenbasiert ermöglicht.  Im Schritt “IT Vision & Zielarchitektur” konzipieren Sie den Soll-Zustand und visualisieren diesen unter Nutzung des Digitalen Zwillings. Aufbauend auf der Zielarchitektur erfolgt im dritten Schritt “Kosten & Roadmap” die technische und finanzielle Planung der Umsetzung. Die Daten des Digitalen Zwilling helfen Ihnen hierbei die Komplexität und Zusammenhänge zu beherrschen. Abschließend können Sie den “Business Case” formulieren, der Ihnen, durch die vorliegenden Daten, eine fundierte Entscheidung zur Umsetzung Ihres IT-Projekts ermöglicht (siehe Abb. 2).

Im Prozess der Rationalisierung von Applikationen kann LeanIX auf drei Arten unterstützen:

• Tool zur Systemdokumentation: Erfassung und Visualisierung eines digitalen Zwillings der IT-Systemlandschaft

• Bindeglied zwischen IT und Business: Informationen und Einblicke in das Business und die IT und deren Verknüpfung. (z.B. Welche Anwendungen werden für welche Prozesse eingesetzt?)

• Kommunikationstool: Visualisierung für das Top-Management und Entscheidungsgrundlage

Durch die Nutzung von LeanIX erhalten sie Fakten über Ihre IT Landschaft, die so gut und nachvollziehbar visualisiert sind, dass Sie auch mit Nicht-IT-Entscheidern ins Gespräch kommen und Maßnahmen für die Rationalisierung von Applikationen ableiten können.

Erlangen Sie die Kontrolle über Ihre IT zurück, sie stellt eine Voraussetzung für die Beherrschung Ihrer Digitalisierungsvorhaben dar!