Die Schätze aus Papier werden erst digital zu Gold

Im laufenden Geschäftsbetrieb, aber vor allem im Umgang mit der öffentlichen Verwaltung spielen Aufbewahrung und Austausch von Dokumenten eine Schlüsselrolle. Wenn es Unternehmen gelingt, diese Dokumente zu digitalisieren und verwendungsfähig zu machen, dann ergeben sich daraus große Sparpotentiale für Kosten und Prozesszeiten. Nicht minder wichtig ist es, Dokumente jederzeit finden, durchsuchen und auswerten zu können. Die KRALLMANN AG bietet mit dem DIGI MASTER eine Lösung, das diese Potentiale freilegt und sich flexibel in die bestehende Prozesslandschaft und die IT Infrastruktur einfügen lässt. Die Utopie des papierlosen Büros kam schon in den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts auf. Es wurden Systeme entwickelt, um papierene Dokumente in digitale zu überführen. Ein frühes Anwendungsbeispiel ist die Digitalisierung brieflicher Anfragen im Kundenservice.

Digitales Dokumentenmanagement und analoge Informationen sind seitdem in beide Richtungen verbunden. Dennoch blieben noch immer wichtige Schriftstücke rein analog und die Anwendungsfälle begrenzt. Insbesondere an die rechtlich wirksame Weiterverwendung digitalisierter Dokumente im Geschäftsverkehr war lange Zeit nicht zu denken. Diese Situation hat sich grundlegend gewandelt.

Schlüsseltechnologie OCR

Mit Optical Character Recognition können Schriftzeichen erkannt und als editierbarer Text abgespeichert werden. Bei gedruckten Dokumenten gelingt dies inzwischen fast fehlerlos. Handschriftliche Aufzeichnungen bleiben knifflig, aber auch hier geht es vorwärts.

Im Kern ist OCR eine Mustererkennungs-Technologie. Möglichst fehlerfreie Mustererkennung ist auch eines der wichtigsten Einsatzgebiete der künstlichen Intelligenz. Hier gibt es in jüngerer Vergangenheit bemerkenswerte Fortschritte. OCR kann mit KI-Unterstützung ein nie gekanntes Niveau an Genauigkeit erzielen. KI kann Texte nicht nur erfassen, sondern auch ansatzweise verstehen. Das ermöglicht Plausibilitätsprüfungen und Fehlersuche. Der Umfang, in dem digitalisierte Dokumente manuell überprüft werden müssen, reduziert sich erheblich.

Schlüsselrolle elektronische Signatur

Wenn Dokumente mit Behörden, Kunden und anderen Unternehmen ausgetauscht werden sollen, muss ihre Echtheit, Gültigkeit und Integrität sichergestellt werden. Notwendig ist also ein digitales Gegenstück zur eigenhändigen Unterschrift: die elektronische Signatur.

Mithilfe seines privaten Schlüssels erzeugt der Ersteller bzw. Versender eines Dokuments eine digitale Signatur. Diese Signatur gibt über den öffentlichen Schlüssel zweifelsfrei Auskunft über die Urheberschaft und den unverfälschten Inhalt des Dokuments. Aus einer digitalen Kopie wird ein rechtsgültiges Dokument.

Schlüsselfrage: Kann das auch in meinem Unternehmen funktionieren?

Obwohl für alle Einzelschritte zuverlässige technische Lösungen vorliegen, bleibt es eine Herausforderung, ein Gesamtsystem im Unternehmen zu implementieren, das sich nahtlos in die bestehende Prozesslandschaft und IT-Infrastruktur einfügt. Hier setzt der DIGI MASTER der KRALLMANN AG an:

• Im ersten Schritt werden beliebige Dokumentarten mit Scannern oder einfach per Smartphone erfasst. DIGI MASTER sorgt nun für die automatisierte Texterkennung und legt die Ergebnisse zur manuellen Prüfung vor. Das Dokument wird hiernach elektronisch signiert und steht zur Ablage oder Weiterverwendung zur Verfügung.

• Der Prüfer erhält über den DIGI MASTER eine perfekt vorbereitete Prüfdatei. Mutmaßliche Fehlerstellen sind bereits markiert. Der manuelle Prüfaufwand reduziert sich im Zeitablauf immer weiter, denn es entstehen für jeden Dokumenttyp gültige Musterdokumente für zukünftige Ausfertigungen auf Knopfdruck.

• Die Micro Service Architektur des DIGI MASTER sorgt für große Flexibilität. Durch das Baukastenprinzip sind schnelle Anpassungsprozesse bei geringem Aufwand möglich, da eine neue Fähigkeit einfach als Mini App ins System integriert wird.

• Der DIGI MASTER kann fertig gestellte Dokumente an beliebige Zielsysteme ausliefern und bietet die Anbindung zu allen relevanten öffentlichen Registern.

• Datenerhebung und Datenpflege sind hier dezentral und einfach, gleichzeitig aber bei hohem Sicherheitsniveau möglich.

• Der neu gewonnene Datenschatz steht nicht nur für externe Zwecke zur Verfügung. Die Informationen sind durchsuchbar und können für Auswertungen genutzt werden.

Um abzuschließen

Elektronisches Dokumentenmanagement ist für informationsintensive Betriebe ohnehin unverzichtbar. Viele Dokumenttypen werden bereits digitalisiert. Inzwischen ist es Zeit, einen Schritt weiter zu gehen und den gesamten Datenbestand in der digitalen Sphäre zu versammeln. Eine lückenlose Digitalisierung geschäftsrelevanter Dokumente fördert Schätze zutage. Unternehmen reduzieren ihren Verwaltungsaufwand und können die Zusammenarbeit mit Behörden, Lieferanten und Abnehmern beschleunigen. Der menschliche Fokus wird genau auf den kritischen Punkt der Prüfung gelenkt. Auch ein System wie DIGI MASTER wird Papier nicht aus den Büros vertreiben. Aber DIGI MASTER hat die Kraft, das nimmermüde Papiermonster dauerhaft an die Leine zu legen und zu domestizieren.